2.4. Rechazo de un pedido
Si existen problemas para servir un producto, es importante comunicarlo inmediatamente a los clientes y pedirles disculpas por los problemas que se pueda ocasionar. En caso de que sea inevitable rechazar un pedido, se debe ser extremadamente cuidadoso y educado al redactar la carta comunicándoselo al comprador.
2.5. Comunicación de retraso en la entrega
En el caso de que se produzca un retraso en el envío, se debe informar al cliente de las causas y comunicarles las medidas que se van a tomar al respecto.
2.6. Aviso de envío
Una vez que el producto está listo para su envío, el proveedor comunica al comprador los detalles referentes al mismo. Esta comunicación se puede realizar bien haciendo uso de un aviso de envío estandarizado, si la empresa dispone de él, o por medio de una breve carta en la que se indica que la partida ha sido ya despachada y se recibirá en breve. Aquí vamos a tratar este tipo de carta del proveedor al comprador.
2.7. Quejas y reclamaciones
Si en el envío de un pedido se produce algún problema debido al transporte, a un error o aotra causa, el comprador o cliente deberá comunicárselo al vendedor o proveedor por medio de una carta. El esquema de esta carta será: situación, problema, solución.
Las quejas o problemas más frecuentes se deben a:
2.8. Contestación a quejas y reclamaciones
En esta carta el proveedor tendrá que contestar dando explicaciones al comprador sobre el posible error cometido.
3. Cartas relativas a pagos y morosidad
Una vez aceptadas las condiciones de la venta (precio de los productos, portes y términos de pago) propuestas en el presupuesto o la pro-forma, confirmada la orden de compra y, en la mayoría casos, incluso realizada la entrega, es cuando se procede a efectuar el pago de los productos o servicios adquiridos.
La correspondencia relativa al pago, habida cuenta de que ya se ha acordado la cantidad, método y plazo en el que se tiene que hacer efectivo, se establece por las siguientes razones con los siguiente remitentes:
3.1. Envío de la factura
El vendedor: carta que acompaña a la factura solicitando pago
3.2. Confirmación de pago
El comprador: confirmación de que ya se ha efectuado el pago y envío del justificante
3.3. Reclamaciones de pagos
En caso de morosidad, el vendedor: reclamación de pago moroso
3.3.1. Primera reclamación de pago
3.3.2. Segunda reclamación de pago
3.3.3. Tercera reclamación de pago
