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Tipos de carta

Los diferentes tipos de carta se han estructurado en tres grandes bloques:

1. Cartas previas a la transacción

1.1. Inicio de contactos y solicitud de información

En esta fase, la mayoría de las cartas establecen contacto (que puede ser el primero o no) con una organización o proveedor para solicitar información bien planteando preguntas concretas sobre el producto/servicio y condiciones de la transacción o bien requiriendo envío de información impresa (catálogos, listas de precios, etc.) o muestras, demostraciones, visitas etc. Este tipo de cartas deben ser concisas y claras y suelen responder a un formato fijo.

1.2. Contestación ofertando precios y condiciones

La carta de respuesta a una solicitud de información debe ser breve, directa y educada. En ella no sólo se confirma que Vd. puede suministrar el producto o servicio solicitado, sino también se proporciona información sobre su empresa, su eficacia y su fe en el producto. Su objetivo es captar clientes y vender.

2. Cartas durante el desarrollo de la transacción

2.1. Solicitud de un pedido

Habitualmente cuando un cliente va a realizar un pedido ya se ha llevado a cabo un proceso de intercambio de información entre el vendedor y el comprador que ha proporcionado a éste todos los datos precisos para poder llevar a cabo su solicitud conociendo todas las condiciones de la transacción y los precios del producto.

2.2. Confirmación de un pedido

Cuando se recibe un pedido, lo habitual es confirmarlo inmediatamente. Si bien existe la posibilidad de hacer la confirmación enviando una tarjeta impresa, esta opción conviene reservarla exclusivamente para clientes que realizan pedidos similares con regularidad. En caso contrario, es preferible escribir una breve carta en la que se debe hacer mención explícita al pedido, (bien citando en nº de referencia o detallando su contenido) lo que sirve como comprobación del mismo y lo convierte en un contrato en firme.

2.3. Comunicación de variaciones en el pedido

Una vez enviada y recibida la solicitud del compra puede haber lugar a variaciones en el pedido debido a varios motivos. Aquí trataremos este tipo de carta por la cual el proveedor informa al cliente de los cambios.

 

 

 

 

2.4. Rechazo de un pedido

Si existen problemas para servir un producto, es importante comunicarlo inmediatamente a los clientes y pedirles disculpas por los problemas que se pueda ocasionar. En caso de que sea inevitable rechazar un pedido, se debe ser extremadamente cuidadoso y educado al redactar la carta comunicándoselo al comprador.

2.5. Comunicación de retraso en la entrega

En el caso de que se produzca un retraso en el envío, se debe informar al cliente de las causas y comunicarles las medidas que se van a tomar al respecto.

2.6. Aviso de envío

Una vez que el producto está listo para su envío, el proveedor comunica al comprador los detalles referentes al mismo. Esta comunicación se puede realizar bien haciendo uso de un aviso de envío estandarizado, si la empresa dispone de él, o por medio de una breve carta en la que se indica que la partida ha sido ya despachada y se recibirá en breve. Aquí vamos a tratar este tipo de carta del proveedor al comprador.

2.7. Quejas y reclamaciones

Si en el envío de un pedido se produce algún problema debido al transporte, a un error o aotra causa, el comprador o cliente deberá comunicárselo al vendedor o proveedor por medio de una carta. El esquema de esta carta será: situación, problema, solución.
Las quejas o problemas más frecuentes se deben a:

2.8. Contestación a quejas y reclamaciones

En esta carta el proveedor tendrá que contestar dando explicaciones al comprador sobre el posible error cometido.

3. Cartas relativas a pagos y morosidad

Una vez aceptadas las condiciones de la venta (precio de los productos, portes y términos de pago) propuestas en el presupuesto o la pro-forma, confirmada la orden de compra y, en la mayoría casos, incluso realizada la entrega, es cuando se procede a efectuar el pago de los productos o servicios adquiridos.

La correspondencia relativa al pago, habida cuenta de que ya se ha acordado la cantidad, método y plazo en el que se tiene que hacer efectivo, se establece por las siguientes razones con los siguiente remitentes:

3.1. Envío de la factura
El vendedor: carta que acompaña a la factura solicitando pago

3.2. Confirmación de pago
El comprador: confirmación de que ya se ha efectuado el pago y envío del justificante

3.3. Reclamaciones de pagos
En caso de morosidad, el vendedor: reclamación de pago moroso

3.3.1. Primera reclamación de pago
3.3.2. Segunda reclamación de pago
3.3.3. Tercera reclamación de pago